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¿Cómo cargo un contrato de alquiler? Abrir el sistema> allí visualizamos el MENU PRINCIPAL> visualizamos en la esquina superior izquierda un botón para la carga del NUEVO CONTRATO> haremos clic en el> hacemos clic en INGRESAR NUEVA PROPIEDAD (el primer botón rectangular con la icono de una casa)> allí completaremos los datos. Para los contratos de locación y lotes los únicos datos obligatorios son el TIPO DE VIVIENDA y la DIRECCION de la propiedad. Para los contratos de consorcio, es importante completar el campo de UF unidad funcional) y DPTO (departamento)> una vez completa la información continuar con la carga del propietario> cuando finaliza de cargar los datos del nuevo propietario> clic en guardar> cargar propietario> dentro de la ventana de la propiedad tenemos para cargar los datos del propietario en la parte inferior (en un botón con un icono en forma de persona)> lo seleccionamos y cargamos el propietario> los datos obligatorios para la carga del contrato son el apellido, el nombre y el DNI (solo los dígitos, sin puntos o separaciones). Los otros campos son obligatorios para facturación electrónica o cobranza remota> clic en guardar> se vuelve a la ventana de los datos de la propiedad> clic en guardar> cargar datos del inquilino> hacemos clic en el botón INGRESAR NUEVO INQUILINO (el botón de bajo de donde se ingresó la nueva propiedad)> los datos obligatorios para la carga del contrato son el apellido, el nombre y el DNI (solo los dígitos, sin puntos o separaciones). Los otros campos son obligatorios para facturación electrónica o cobranza remota> clic en guardar> se vuelve a la ventana del contrato> completamos la fecha de inicio, cantidad de cuotas, fecha de fin, monto de los periodos, las cuotas que comprenden esos periodos, la fecha de primer día de pago, los días de gracia, el cobro a partir del día, los punitorios y listo> hacemos clic en guardar y salir. Cuando se elimina un contrato, solo se elimina la relación de los datos. Es decir, si se ingresa al número de carpeta y se hace clic en el botón ELIMINAR ANULAR solo eliminaremos el contrato en sí mismo. Si volvemos al menú principal> vamos a la parte inferior> seleccionamos PROPIEDADES o PERSONAS los datos que estaban asociados a ese contrato seguirán cargados en el sistema. Un contrato solo puede ser eliminado si el mismo esta vencido o duplicado. Para la carga correcta del contrato es necesario que estén completos todos los datos obligatorios (propiedad, propietario, inquilino, fecha de inicio, cantidad de cuotas, fecha de fin, periodos, primer día de pago y punitorios). Si un contrato venció y este tiene una prórroga, lo correcto es cargar renovar el contrato (no eliminar la información sobre el contrato ya cargado vencido). Para ello iremos al filtro vencidos (parte inferior del sistema)> buscamos el contrato> clic en el número de carpeta> barra inferior> clic en renovar. Si el inquilino de un contrato cambia durante el periodo de vigencia del contrato, se debe rescindir el mismo y luego cargar un nuevo contrato. Para ello hacemos clic en el número de carpeta así ingresamos a los datos del contrato> luego vamos al margen derecho> seleccionamos la opción rescindir e ingresamos la fecha> cerramos la ventana y listo> una vez rescindido el contrato volvemos al menú principal> hacemos clic en el botón NUEVO CONTRATO> seleccionamos los datos de la propiedad (porque ya están cargados)> y luego cargamos un inquilino nuevo> se completan los datos restantes> y se guarda el contrato. ¿Cómo cargo un contrato de mutuo? Ya sea para completarlos en un contrato nuevo o en uno ya iniciado, debemos seguir los mismos pasos que la carga del contrato de alquiler: desde el MENU PRINCIPAL del sistema> visualizamos en la esquina superior izquierda un botón para la carga del NUEVO CONTRATO> haremos clic en el> hacemos clic en INGRESAR NUEVA PROPIEDAD cargamos la propiedad> dentro de esta misma ventana tenemos para cargar los datos del propietario en la parte inferior (en un botón con un icono en forma de persona)> lo seleccionamos y cargamos el propietario> se guardan los datos> cargamos el inquilino> completamos la fecha de inicio, cantidad de cuotas, fecha de fin, monto de los periodos, las cuotas que comprenden esos periodos, la fecha de primer día de pago, los días de gracia, el cobro a partir del día, los punitorios> la sección llamada EXTRAS será destinada a cargar los pagarés del contrato, luego sera cobrado junto con el monto del alquiler> hacemos clic en guardar. ¿Cómo cargar un inquilino? Para cargar un inquilino será necesario crear un nuevo contrato. Para ello vamos al MENU PRINCIPAL> nos dirigimos a la barra superior para seleccionar la pestaña GESTION DE ALQUILERES Y LOTES> hacemos clic en NUEVO CONTRATO> y por último hacemos clic en el segundo botón que dice INGRESAR NUEVO (este botón tiene el icono de una persona que hace referencia al inquilino). Con estos pasos solo nos resta completar la información de esta persona para que quede asociado al contrato. El sistema solo permite cargar un inquilino por contrato. Para la carga del contrato SOLO son obligatorios los datos del APELLIDO, NOMBRE y DNI. Para la facturación electrónica del sistema es importante completar TODOS los datos del inquilino. Para dar de alta el inquilino en TOGO el sistema toma automáticamente el DNI para dar de alta el usuario. Este campo SOLO debe contener los dígitos del documento sin puntos, espacios o guiones. Este usuario no debe ser modificado. Para enviar el recibo por WhatsApp el número de contacto debe estar en el campo CELULAR DE REFERENCIA, únicamente con los 10 dígitos del celular. Para eliminar un inquilino, este no debe estar asociado a un contrato activo. Hay que tener en cuenta que si realizamos la eliminación de este dato, a su vez se eliminaran todos los recibos asociados a esta persona. ¿Cómo cargar un propietario? Para cargar un propietario previamente será necesario cargar una propiedad para asociarlo a ella. Para ello vamos al MENU PRINCIPAL> nos dirigimos a la barra superior para seleccionar la pestaña GESTION DE ALQUILERES Y LOTES> hacemos clic en NUEVO CONTRATO> luego clic en INGRESAR NUEVA (este botón tiene el icono de una casa que hace referencia a la propiedad)> cargamos los datos de la misma> debajo de estos datos ingresados, hacemos clic en el BOTON que contiene EL ICONO DE UNA PERSONA para cargar un nuevo propietario (se encuentra al lado del desplegable)> se completa la información de esa persona> y por ultimo hacemos clic en GUARDAR Y SALIR (esquina inferior izquierda). Una vez finalizado la carga de los datos de la propiedad y su propietario es importante que seleccionemos a esta persona como titular de la propiedad, para ello hacemos clic en la casilla verificadora (el check) que se encuentra al lado izquierdo del desplegable donde figura el nombre del propietario. El sistema permite cargar más de un propietario por contrato, pero solo al primero de ellos se selecciona como titular de la propiedad. Si la propiedad tiene más de un propietario es importante completar el porcentaje de participación de cada uno (esto se realiza desde el campo que se encuentra al lado derecho del desplegable cuando se carga el propietario). El sistema permite cargar honorarios con un monto o porcentaje fijo. Estos campos si o si deben estar completos, por ejemplo: si la administración es del 5 por ciento, se completa este valor en el campo de porcentaje y el campo de monto fijo debe quedar en cero (no vacío). Para la carga del contrato SOLO son obligatorios los datos del APELLIDO, NOMBRE y DNI. Para la facturación electrónica del sistema es importante completar TODOS los datos del propietario. Para dar de alta el propietario en TOGO el sistema toma automáticamente el DNI para dar de alta el usuario. Este campo SOLO debe contener los dígitos del documento sin puntos, espacios o guiones. Este usuario no debe ser modificado. Para enviar el recibo por WhatsApp el número de contacto debe estar en el campo CELULAR DE REFERENCIA, únicamente con los 10 dígitos del celular. Si el propietario tiene cargado IVA en la ficha de los datos, pero no va a facturar electrónicamente, tenga en cuenta que este porcentaje influye en la liquidación de esta persona. Para eliminar un propietario, este no debe estar asociado a un contrato activo. Hay que tener en cuenta que si realizamos la eliminación de este dato, a su vez se eliminaran todas las liquidaciones asociados a esta persona. ¿Cómo cargo los honorarios o administración? Al cargar una nueva propiedad y un nuevo propietario, podemos cargar el monto o porcentaje fijo para la administración (u honorarios). Dicho esto, desde el MENU PRINCIPAL> haremos clic en la dirección de la propiedad para abrir la ventana con los datos de la misma> y en la parte inferior de la ventana veremos al lado del nombre del propietario tres columnas: la primera de ellas es para la participación del propietario (esto se utiliza en caso de que la propiedad tenga más de un propietario), la segunda columna corresponde al monto fijo de los honorarios y la última corresponde a un porcentaje fijo de la misma> allí completaremos la información necesaria> hacemos clic en GUARDAR> y listo, el sistema ya toma los cambios para que pueda hacer el cálculo de manera automática. Es importante tener en cuenta que los cambios deben implementarse antes de realizar la cobranza, es decir que, si cobramos al inquilino y luego realizamos el cambio en los montos de los honorarios, el sistema no va a tomar las modificaciones implementadas. En este caso, será necesario eliminar el recibo de inquilino, luego realizar el cambio en el porcentaje o monto, guardar los cambios y por último realizar la cobranza nuevamente. El cálculo de los honorarios o administración varia si el propietario tiene cargado IVA dentro de la ficha de los datos de esa persona (para verificarlo debe ingresarse al icono en forma de persona que se encuentra al lado del nombre del propietario en el menú principal). ¿Cómo cargar una propiedad? Para cargar una propiedad tenemos dos formas: La primera es desde el MENU PRINCIPAL> nos dirigimos a la barra superior> hacemos clic en el botón NUEVA PROPIEDAD> esta opción nos permite agregar una propiedad para luego asignarla a un contrato. La segunda opción es cargar una nueva propiedad desde la generación de un contrato nuevo. Para ello desde el MENU PRINCIPAL> nos dirigimos a la barra superior> hacemos clic en NUEVO CONTRATO> luego clic en INGRESAR NUEVA (este botón tiene el icono de una casa que hace referencia a la propiedad)> y allí solo nos resta completar toda la información solicitada. Para la carga de la propiedad en un contrato de alquiler, el único dato obligatorio es el tipo de propiedad y la dirección. Para los consorcios, se añade como dato obligatorio el departamento y la unidad funcional (UF). La dirección de la propiedad está asociada a un número de carpeta (un número que identifica a cada propiedad, es único e irrepetible). Este número de asigna de manera automática por el sistema o puede asignarse de manera manual por el usuario. Es importante tener en cuenta que en ocasiones necesitaremos asignar la misma propiedad a varios contratos. Para ello será necesario cargar la misma propiedad la cantidad de veces que sea necesario aclarando cual es la unidad funcional de la misma, por ejemplo: tenemos la calle Migueletes 1437> dentro de esta propiedad existen tres unidades funcionales las cuales se reparten en 1A, 1B Y 1C> cuando carguemos el primer contrato colocaremos en el campo dirección Migueletes 1437 1A (haciendo referencia a la primera unidad funcional) y se le asigna o carga el propietario> guardamos el primer contrato> luego procedemos a cargar un nuevo contrato cargando una nueva propiedad en la dirección Migueletes 1437 1B> esta vez seleccionaremos el propietario desde el desplegable, no es necesario cargarlo como nuevo> se guarda el segundo contrato con estos datos> cargamos el último contrato con dirección en Migueletes 1437 1C y repetimos los pasos al igual que la segunda propiedad. Hacemos estos pasos para que al momento de realizar la liquidación, figure el detalle de alquiler de cada una de las propiedades. Para eliminar un propiedad, esta no debe estar asociado a un contrato activo. ¿Cómo selecciono el titular de la propiedad? Para seleccionar el titular de la propiedad deberemos seleccionarlo al cargar el contrato. Veremos una casilla verificadora al lado izquierdo de donde ingresamos el propietario. El sistema solo permite seleccionar la primera persona como titular de la propiedad. ¿Cómo cargar los punitorios? Al momento de la carga de contrato veremos del lado derecho de la pantalla dos campos: uno para el monto fijo y otro para el porcentaje fijo de los punitorios, ingresaremos la información deseada en uno de ellos y se procede a guardar el contrato. En el caso de que el contrato ya este cargado, desde el MENU PRINCIPAL> haremos clic en el número de carpeta para ingresar al contrato y modificarlo desde allí (el número de carpeta se encuentra al lado izquierdo de la fecha de fin del contrato desde el menú principal). ¿Cómo contabilizan los punitorios? El sistema realiza el cálculo de los punitorios en base a la información cargada en los campos PRIMER DIA DE PAGO, DIAS DE GRACIA y COBRAR A PARTIR DEL DIA (podemos ver esta información al hacer clic en el número de carpeta). La fecha de PRIMER DIA DE PAGO sirve para determinar en qué fecha comenzara a contabilizar los punitorios, por ejemplo, si la fecha de primer día de pago es 01-09-2022, el sistema va a realizar el cálculo a partir de todas las fechas primero de cada mes. El campo de DIAS DE GRACIA hace referencia al plazo adicional en días para que se habiliten en la cobranza, esta información va de la mano con los días ingresados en el campo COBRAR A PARTIR DEL DIA, si tenemos en cuenta el ejemplo anterior en la que el primer día de pago es el 01-09-2022, se ingresa 10 días de gracia y se cobra a partir del día 11, le indicaremos al sistema a partir del primero de ese mes, los punitorios no serán visibles hasta la fecha 10 y recién comenzaran a contabilizar a partir del día 11, es decir, un día de punitorios. ¿Cómo cargo un contrato según la nueva Ley de Alquileres? Para cargar los contratos de 36 meses debe realizarse del siguiente modo: en el primer periodo el monto indicado hasta la cuota 12, en el segundo periodo monto 1 hasta la cuota 24 y moto 1 hasta la cuota 36.

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